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セミナーの成功率を上げるには会場を貸会議室にしたほうが良い理由
懇親会を開く場所は貸会議室が理想的！
懇親会への参加率が増えることによってセミナーの満足度がアップするのです。リーズナブルで美味しい料理さえあればいいのでしょうか。雰囲気が良い会場であれば、理想的です。しかし、最も注意しなければならないのは、セミナーの熱気が冷めないうちに懇親会場へ移動できるかどうかです。
気分が最も盛り上がっているのは、セミナーが終わった直後でしょう。そのテンションを下げることなく懇親会をスタートするためには、可能な限り短時間で移動できることが大切です。
参加率を上げるにはしっかりと手間をかけることです
セミナー後の懇親会は飲食を伴うことが多いですから、セミナー会場と別の会場になりますが、場所を変えることで参加者はタイムロスや移動のロスが生じます。そうなると参加が面倒になってしまいます。
主催者の立場から見たら、近くのバーやレストランを懇親会の会場にするならば予約を入れるだけでOKです。準備は簡単に見えますし、手間もかかりません。しかし、これでは、セミナーが成功したという効果が半減してしまいます。
参加率が下がってしまうからです。懇親会とセミナーは同一会場で連続して実施することで活発なやりとりが期待できます。同じ会場ですから必然的に参加率も上がります。会場によってはテーブルの配置の準備をしなければなりません。主催者の負担は増えますから、貸会議室を利用するといいのです。
セミナー会場を予約するタイミングで複数の部屋をブロックしておきます。そうしておけば、セミナー会場とは別会場で懇親会の準備を並行してできます。同じビル内ならば移動も短いですし、できたら同じフロアの移動がいいですね。これならばセミナー参加者に負担もかけないのです。
セミナーが終わって懇親会をスタートする時間は15分後
すぐに懇親会を開催したい気持ちがありますが、少し休憩が欲しいですね。喫煙者もいるでしょうし、お手洗いも必要になります。丁度15分程度ならば、ほどよいリフレッシュタイムとなるでしょう。
30分も開けてしまうと参加者の気持ちが冷めてしまいます。せっかく熱くなってきた気持ちがトーンダウンしてしまいセミナーが中途半端になってしまいます。セミナーで得た知識や質問したいことが記憶にあるうちに開催するのがベストです。
懇親会の時間は1時間（長くても2時間）
あまりにも長くしてしまうと、集中力が欠けてしまいセミナーの印象が悪くなってしまいます。しなければならいことは各メンバーの自己紹介・講師の挨拶・参加者同士の歓談程度です。これ以外の演出や企画を入れないようにしたほうがスッキリします。
貸会議室ならば自由度も高いしセッティングも好きに選べる！
懇親会の広さは参加者同士が会話しやすい距離を意識して用意しましょう。広すぎる部屋になると会話がしにくくなります。料理やドリンクを提供するテーブルの配置もスムーズな移動ができるように考えましょう。貸会議室ならば、スタッフがノウハウを持っているので気軽に相談できます。
セミナー後の懇親会で会話を活発にする貸会議室のレイアウトとは？
貸会議室でセミナー後の懇親会を行うと静かな環境で会話に集中できます。居酒屋やレストランでは他のお客様の声や店員の声が会話をさまたげてしまうことが多いです。懇親会の進行がスムーズにできません。
懇親会での会話を活発にするには工夫が必要です。レイアウトに気を配って会話をしやすい環境にしましょう。セミナーを活発にするレイアウトがあるように、懇親会にも理想的なレイアウトがあります。
一番のお勧めは、立食レイアウト
立食形式ならば、会話が活発にかわされますので、もっとも推薦できます。貸会議室のセンターあたりに料理をセッティングし、その周囲に参加人数に応じてテーブルを配置すればいいです。
このときにテーブルの周辺にイスを置かないことです。イスを置いてしまうと人に移動が極端に少なくなります。活発な交流を目指すならば、イスは壁際に数脚程度にしておきましょう。
立食では会場の端に料理を置くようなレイアウトもあります。これでは参加者が会場の隅に集まってしまいますので導線を考えると悪くなり、落ち着いて会話ができにくくなります。貸会議室のスタッフに相談すると良いアイデアをもらえるでしょう。
セミナー後の懇親会では自己紹介タイムは必須
参加者同士がどういった人物なのか、ある程度知っておけば、それをネタに会話が弾んできます。自己紹介の時間を取る必要があるのですが、着席スタイルと比べて立食の場合は、フリーなレイアウトですから、自己紹介は工夫が必要です。
自己紹介がないと、限定的な時間の中で話したい相手と言葉をかわさないで懇親会が終わってしまうこともあります。セミナーとしては不完全燃焼で終わってしまうのでイメージが悪くなります。参加者が少ない場合はセミナー本体の時間に自己紹介をしてもらうといいでしょう。
立食の場合は、ステージや一段高い場所を作って、そこで一人ずつ自己紹介をしてもらうようにしましょう。乾杯をする前に一人あたりの時間を設定しておくといいでしょう。乾杯したあとになりますと誰も自己紹介を聞かなくなります。
貸会議室でセミナー後の懇親会を開催する場合の料理の知識
懇親会の会場が貸会議室で決定すれば、料理をどうするかを次に決めます。参加費用の相場としては1人当たり3,000円から5,000円でしょう。高級料理や老舗のお店にこだわることはありません。お勧めはケータリングサービスですね。
最近はケータリングの味もグレードが高いです。料理の種類も和洋中華・イタリアンとか創作料理まで幅広く準備できます。
料理の準備はプロに任せるようにしてください
自社で準備をしていて食中毒などになってしまうと、セミナー自体が大失敗になります。プロに任しておけば、料理の量も判断してくれますし、衛生面でも配慮してくれます。セミナーの運営労力も軽くなりますし、懇親会そのもののクオリティーもアップします。貸会議室でもセミナー＆懇親会に慣れていると、ケータリングも代行してくれます。
料理内容は参加者の年齢層を見ながら決めるといいでしょう。しかし、懇親会の主役は料理ではなくて、会話です。会話の邪魔にならないように、フィンガーフードを中心にしましょう。これならば手を汚すことなく食べることができます。食べるのに多くの時間を必要としないので、会話も活発になります。
アルコールはほどほどに
気持ちをほぐして高めるにはアルコールもいいでしょう。初対面の緊張をほぐして、なめらかなコミュニケーションを促してくれる飲物です。ここでも飲み過ぎるとトラブルのもとです。参加人数に合わせて、多過ぎないようにコントロールしましょう。ソフトドリンクの準備も忘れないようにしてください。
まとめ
セミナーの成功率を上げるには会場を貸会議室にしたほうが良い理由について、ご紹介しましたので重要性が理解いただけと思います。
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